Inwentaryzacja środków trwałych może być mocno problematyczna w przypadku dużych sklepów i magazynów. Sporządzanie spisu z natury zajmuje wówczas wiele czasu i niełatwo przy tym o pomyłki. Inwentaryzację należy wykonywać okresowo, zwykle co kwartał, a obowiązkowo na zakończenie roku. Proces znacznie ułatwić może specjalistyczny program do inwentaryzacji.
Dobry program do inwentaryzacji środków trwałych
Dobry, to taki, który z powodzeniem może być wykorzystywany w firmach o różnych profilach działalności. Najlepiej, gdyby sprawdzał się zarówno do inwentaryzacji magazynu, środków trwałych, jak i wyposażenia. Istotny jest nie tylko wykaz wszystkich środków, ale również kontrola terminów przeglądów technicznych czy dat ważności. Dobry program do inwentaryzacji powinien również umożliwić sporządzenie raportu z przeprowadzonych czynności w formie nadającej się do wydruku.
W jaki sposób program usprawnia pracę komisji inwentaryzacyjnej?
Program do inwentaryzacji wspomaga ewidencję i podliczanie środków trwałych. Wykorzystywane są do tego kody kreskowe oraz urządzenia przenośne – terminale. Najczęstszym rozwiązaniem w przypadku programów do inwentaryzacji jest podział funkcji oprogramowania na dwie części. Jedna to kontrola danych na monitorze komputera, a druga to czynności inwentaryzacyjne wykonywane przy użyciu terminali. Idealnie, gdy program do inwentaryzacji środków trwałych współpracuje z terminalami różnych producentów. Przyjazny dla użytkownika interfejs ułatwia przeprowadzenia sprawnej i co najważniejsze, bezbłędnej inwentaryzacji.
Program do inwentaryzacji środków trwałych – jak to działa?
Program zwykle umożliwia przeprowadzenie inwentaryzacji dwóch typów. Pierwszy to inwentaryzacja wykonywana przy wdrożeniu nowego systemu czy oprogramowania, które ma odtąd stale wspierać procesy magazynowe w firmie. Drugi typ to inwentaryzacja okresowa, która zwykle polega na porównaniu stanu wynikającego ze spisu z natury z tym, co znajduje się w komputerze. Niektóre programy wspierające wspomniane systemy magazynowe wystarczą, by inwentaryzacja przebiegła szybko i sprawnie. Często jednak potrzebny jest specjalistyczny program przeznaczony wyłącznie do ewidencji i podliczania środków trwałych. Jak on działa?
- Pierwszym krokiem jest synchronizacja wykorzystywanego potem terminalu z komputerem PC.
- Kolejnym krokiem jest wybór lokalizacji, z której będą inwentaryzowane środki.
- Następnie rozpoczyna się sczytywanie kodów kreskowych z etykiet zamieszczonych na środkach trwałych.
- Kolejny krok polega na przyporządkowywaniu środków trwałych do odpowiedzialnych za nie osób.
- Po wszystkim można zamknąć bądź wydrukować dokument i rozpocząć inwentaryzację w innej lokalizacji magazynu.
